Laatste aanpassing: [23/04/18]

Bij Demival vinden we het belangrijk om op een veilige en vertrouwelijke wijze om te springen met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers. Deze Privacy Policy omschrijft, welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren we u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Demival, met maatschappelijke zetel te Deinze – Machelenstraat 169, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Demival verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft en ook de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

1. Wat zijn persoonsgegevens?

De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:
alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon
Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze werknemers. Het gaat bijvoorbeeld over volgende persoonsgegevens:

•  Curriculum vitae, notities gemaakt tijdens het intakegesprek;
• Foto’s (bv. naar aanleiding van een personeelsfeest);
• Pay-roll informatie zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, uw bankrekeningnummer, uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum, uw telefoonnummer, uw e-mailadres;
• Uw loon en loonfiches;
• De naam van een contactpersoon in geval van nood;
• Evaluatieformulieren;…
• de volledige lijst kan u inkijken in de registers bij de personeelsverantwoordelijke

3. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

De persoonsgegevens zullen verwerkt worden met als doel de diensten onder de arbeidsovereenkomst te kunnen leveren:

Bijvoorbeeld uw pay-roll informatie wordt verzameld met het oog op onze loonadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van uw arbeidsovereenkomst.

De naam van een contactpersoon in geval van nood wordt verzameld zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.

U kan de volledige verantwoording voor alle verworven gegevens terugvinden in de registers bij de personeelsverantwoordelijke

4. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt zolang dit nodig is voor een correcte werking.

Uw persoonsgegevens zullen in elk geval na een termijn van 10 jaar na uitdiensttreding uit onze systemen worden verwijderd.

De duurtijd voor alle verworven gegevens kan u terugvinden in de registers bij de personeelsverantwoordelijke

5. Wat zijn uw rechten als werknemer?

• Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment kennis te nemen van Uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van Uw persoonsgegevens maken.

• Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om Uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast heeft U steeds het recht om ons te verzoeken Uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Echter, u kan zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze pay-roll administratie en deze gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken.

• Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van Uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

• Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om Uw Persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, en in leesbare tekst te verkrijgen.

• Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt U over het recht om die toestemming in te trekken.

• Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van Uw Persoonsgegevens omvat geen profiling en U zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen

• Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze personeelsverantwoordelijke.

• Klachten

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien U schade zou lijden als gevolg van de verwerking van Uw persoonsgegevens, kunt U een vordering tot schadevergoeding instellen.

6. Doorgifte aan derden

a. Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, worden doorgegeven aan derden. Het betreft volgende gegevens:

Pay-roll informatie wordt enerzijds doorgegeven aan ons sociaal secretariaat [zie arbeidsregelement] met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en anderzijds aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen.

U kan het volledige overzicht van “doorgifte aan derden” voor alle verworven data terugvinden in de registers bij de personeelsverantwoordelijke

b. Bij gehele of gedeeltelijk reorganisatie of overdracht van activiteiten van Demival, waarbij zij haar bedrijfsactiviteiten reorganiseert, overdraagt, staakt of indien Demival failliet gaat, kan zulks betekenen dat uw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden middels welke de bedrijfsactiviteiten van Demival geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd, worden overgedragen.

Demival zal in redelijkheid pogen u van tevoren op de hoogte te stellen van het feit dat wij uw gegevens aan genoemde derde bekendmaakt, maar u erkent tevens dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.

c. Demival zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

d. In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen Demival zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

7. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.